【神戸の物件管理を相談したい！】物件管理の変更手続きを徹底解説

委託コストが下げられる

物件管理会社を変更する大きなメリットの一つとして、委託コストの削減が挙げられます。現在よりも管理手数料の安い会社に変更することで、支出を抑え、収益を改善できる可能性があります。

上記のように、各社によって手数料体系は大きく異なります。A社は管理手数料は低いものの、広告料や更新手数料が別途発生するため、結果的にB社やC社よりも高くなる可能性があります。また、C社のように広告料や更新手数料が不要な会社もあります。

物件の状況やニーズに合った会社を選ぶことが、コスト削減の鍵となります。複数の会社を比較し、最適な管理会社を選びましょう。

自分の物件に合ったサービスを受けられる

物件管理会社によって、提供しているサービス内容や得意分野はさまざまです。現在の管理会社では対応できないサービスを受けたい、もっときめ細やかな管理体制を希望するなど、物件オーナーのニーズに合致したサービスを受けられる可能性が高まります。

例えば、下記のようなサービス内容の違いを比較検討してみましょう。

上記のように、A社は入居者募集に力を入れており、B社は賃貸管理、C社は建物管理に強みを持っていることが分かります。

自分の所有する物件の特性やニーズに合わせて、最適なサービスを提供してくれる管理会社を選びましょう。例えば、築年数が経過している物件であれば、修繕計画の提案や大規模修繕対応に強い管理会社が適していますし、学生向け物件であれば、大学との連携に積極的な管理会社を選ぶと良いでしょう。

神戸には多くの物件管理会社が存在するため、じっくりと比較検討し、物件に適したパートナーを選びましょう。

解約通知の時期と方法

物件管理会社との契約を解約するには、適切な時期と方法で解約通知を行う必要があります。契約内容をよく確認し、適切な手順で進めましょう。

ほとんどの管理会社との契約では、解約の申し出は契約期間満了の【〇ヶ月前】までに【書面】で行う必要があります。

契約書に具体的な解約手続きが記載されているはずですので、必ず確認しましょう。書面での通知は、内容証明郵便を利用することで、通知が確実に届いたことを証明できるため、後々のトラブル防止に繋がります。

管理業務の引き継ぎ

物件管理会社の変更や解約に伴い、スムーズな管理業務の引き継ぎは非常に重要です。

新旧の管理会社間で適切な引き継ぎが行われないと、入居者へのサービス低下やトラブル発生につながる可能性があります。

円滑な引き継ぎのために、下記の内容をしっかりと確認しましょう。

スムーズな引き継ぎを実現させるためのポイントとして、旧管理会社への連絡は余裕を持って行いましょう。

解約予告とともに、引き継ぎに必要な資料や手続きについて事前に確認することで、新管理会社へのスムーズな業務移行が可能になります。

また、新旧管理会社と所有者間で、三者での打ち合わせを設定することも有効です。直接顔を合わせて話し合う場を設けることで、疑問点や不明点を解消し、相互の認識を一致させられます。

不明点や疑問点を放置せず、積極的にコミュニケーションを取り、漏れのない引き継ぎを心掛けましょう。

情報共有がうまくいかない

物件管理会社を変更する際に、前任の管理会社と新しい管理会社との間で情報共有がうまくいかないと、様々なトラブルが発生する可能性があります。例えば、入居者からの問い合わせ対応や、設備の修理・修繕などがスムーズに進まなくなるケースが挙げられます。

スムーズな情報共有は、物件管理の変更を成功させるための重要な鍵となります。変更手続きの際には、これらの点に注意を払い、トラブルを未然に防ぎましょう。

家賃滞納への対応が遅れる

物件管理会社を変更する際に、家賃滞納への対応が遅れてしまうケースがあります。スムーズな対応ができなければ、オーナー様の収益に大きな影響を与えてしまう可能性があります。

上記のように、旧管理会社では滞納発生を認識し督促業務まで行っていたとしても、新管理会社への情報引継ぎが不十分だと、滞納への対応が遅れてしまう可能性があります。

例えば、以下のようなトラブルが考えられます。

• 引き継ぎ資料に滞納情報が記載されていなかった。
• 担当者同士の連絡ミスで滞納情報が伝達されていなかった。
• 滞納者への督促状が送付されていなかった。

このような事態を避けるために、オーナー様自身も滞納状況を把握し、新旧管理会社と密に連絡を取り、滞納者への対応状況を確認することが重要です。また、契約書に滞納発生時の対応について明確に記載しておくことで、トラブル発生時の対応をスムーズに進めることができます。

具体的には、

• 滞納発生時の連絡体制
• 督促方法
• 法的措置の開始時期

などを明確に定めておくことが重要です。管理会社変更後も滞納者への対応が適切に行われるよう、事前の準備を怠らないようにしましょう。

設備の修理が遅れる

物件管理会社を変更する際、下記のような設備の修理対応が遅れるトラブルが発生するケースがあります。

このようなトラブルは、入居者にとってはもちろん、オーナーにとっても大きな負担です。入居者からのクレーム対応や、最悪の場合、設備の故障による損害賠償が発生する可能性も考えられます。